Datenschutz-Hinweise

Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den KVSA und die ZVK und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise diese genutzt werden (Zweck der Verarbeitung), richtet sich maßgeblich nach der Rechtsgrundlage, aufgrund derer wir Ihre Daten erfassen, speichern und verarbeiten. Diese ist abhängig von den beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen.

Allgemeine Datenschutzhinweise (Stand: 23.05.2018)

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

Kommunaler Versorgungsverband Sachsen-Anhalt
Carl-Miller-Str.7
39112 Magdeburg

Tel: 0391 62570-0
E-Mail: mail@kvsa-magdeburg.de
https://www.kvsa-magdeburg.de

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

Kommunaler Versorgungsverband Sachsen-Anhalt
Datenschutzbeauftragter
Carl-Miller-Str.7
39112 Magdeburg

Tel: 0391 62570-688
E-Mail: datenschutz@kvsa-magdeburg.de

 

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir (Quellen und Kategorien personenbezogener Daten)?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen direkt oder im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Dritten erhalten.

Dritte, von denen wir personenbezogene Daten erhalten, sind insbesondere unsere Mitglieder (z. B. Kommunalbehörden), andere Behörden oder andere Institutionen wie Finanzämter, Sozialversicherungen, Krankenkassen, andere Versorgungskassen und Zusatzversorgungseinrichtungen sowie Datenzentralen.

Relevante, personenbezogene Daten, die wir von Dritten erhalten, sind in den einzelnen Geschäftsbereichen:

  • Stammdaten (z. B. Name, Vorname, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag, Kinder- und Ehegattendaten, Bankverbindung),
  • erweiterte Stammdaten (z. B. beruflicher Werdegang, Lebenslaufdaten, Beschäftigungsdaten inklusive Vertragsdaten, Steuermerkmale, Sozialversicherungsdaten),
  • Leistungserbringungsdaten (z. B. Urheber, Leistungsempfänger, Ruhegehalt, Entgeltdaten, Beihilfeanträge, Anträge auf dienstunfallbedingte Unfallausgleichsleistungen, Zahldaten, KV-/PV-Merkmale, Beihilfefähigkeit, individuelle Beitragsbemessungsgrenze),
  • besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten.

 

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zwecke der Verarbeitung)?

Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich beim KVSA in erster Linie nach dem konkreten  Produkt (z. B. im Bereich der Beamtenversorgung, Bezügestelle, Zusatzversorgung, Beihilfekasse) und können unter anderem die Pflege von Beschäftigungsverhältnissen von Beamten/Beamtinnen und Angestellten, die Erbringung von Versorgungsleistungen oder Bezügezahlungen, die Einzelfallberatung in Versorgungsangelegenheiten in der Zusatz- und Beamtenversorgung sowie die Bearbeitung von Beihilfeanträgen und Auszahlung von Beihilfeleistungen umfassen. Die hierzu gespeicherten personenbezogenen Daten verarbeiten wir im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den bestehenden nationalen Rechtsvorschriften zum Datenschutz. Die Beschäftigten des KVSA sind verpflichtet, die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten.

 

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten

Der KVSA verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auf Grund folgender Rechtsgrundlagen:

a. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)

Als KVSA unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, die sich aus den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen der vom KVSA zu erfüllenden Aufgaben und Zwecke ergeben. Die den KVSA per Gesetz übertragenen Aufgaben werden im Gesetz über den Kommunalen Versorgungsverband Sachsen-Anhalt und in der Satzung der Zusatzversorgungskasse Sachsen-Anhalt  beschrieben. Darüber hinaus sind auch aufsichtsrechtliche Vorgaben (z. B. des Ministeriums für Inneres und Sport des Landes Sachsen-Anhalt oder des Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt) zu beachten. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören in diesem Zusammenhang u. a. auch die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken.

b. Zur Erfüllung von Pflichten aus unseren Geschäftsbeziehungen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt beim KVSA auch zur Erbringung von Dienstleistungen auf Grundlage eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen. Dies geschieht z. B. in der Zusatzversorgung im Rahmen eines Vertragsverhältnisses für die freiwillige Versicherung.

c. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von Daten oder im Einstellungsverfahren) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.

d. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung der Geschäftsbeziehungen hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten.

Zu den berechtigten Interessen zählen insbesondere:

  • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten, Risikosteuerung
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
e. Verarbeitung von Gesundheitsdaten nach Art. 9 Abs. 2 b DSGVO

Die Verarbeitung gesundheitsbezogener Daten erfolgt nach Art. 9 Abs. 2 b DSGVO
i. V. m.

§ 12 Abs. 1 DSG SA, soweit sie erforderlich ist, um die aus dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenen Rechte auszuüben und den diesbezüglichen Pflichten nachzukommen.

 

5. Wer bekommt meine Daten (Empfänger personenbezogener Daten)?

Innerhalb des KVSA erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung Ihrer geschäftlichen, gesetzlichen und vertraglichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, unter der Voraussetzung, dass sie den Datenschutz wahren. Dies sind Unternehmen in den Kategorien Versicherungsmathematik, IT-Dienstleistungen, Druckdienstleistungen, Inkasso, Prüfung und Beratung.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des KVSA ist zu beachten, dass wir als öffentliche Einrichtung zur Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Tatsachen und Wertungen, von denen wir Kenntnis erlangen, verpflichtet sind. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten sein:

  • Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Steuerbehörden, Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden)
  • Deutsche Rentenversicherung
  • Krankenkassen/Versorgungskassen
  • Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA)
  • Bundeszentrale für Steuern (BzSt)
  • Datenzentralen
  • Versicherungen
  • Andere durch uns beauftragte Unternehmen im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung
  • Gutachter
  • Pfändungsgläubiger
  • Abtretungsgläubiger
  • Banken
  • Betreuerinnen/Betreuer
  • Angehörige
  • Erben
  • Aktuare/Versicherungsmathematiker
  • Prüfungsbehörden/-gesellschaften

 

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union

(so genannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit

  • es zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich ist (z. B. Zahlungsaufträge),
  • es gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten)

Darüber hinaus übermittelt der KVSA keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder an internationale Organisationen.

 

7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer geschäftlichen, gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass die Geschäftsbeziehung mit Ihnen ein dauerhaftes Verhältnis ist, das auf Jahre angelegt ist.

Sind die Daten für die Erfüllung geschäftlicher, gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken weiter erforderlich:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: z. B. Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), das Kreditwesengesetz (KWG), das Geldwäschegesetz (GwG) und das Wertpapierhandelsgesetz (WpHG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

 

8. Welche Betroffenenrechte habe ich?

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Der Widerruf hat auf die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs keinen Einfluss. Der Widerruf der Einwilligung kann unter Umständen dazu führen, dass wir unsere Dienstleistungen im konkreten Einzelfall nicht mehr vollständig erbringen können.
  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht von uns erhoben wurden sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird,

    oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist, deren Löschung jedoch abgelehnt wird
    oder wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen
    oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

    gemäß Art. 20 DSGVO die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und

  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Sitzes wenden.

 

9. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind oder die für die Aufnahme und Durchführung unserer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, die Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber/Dienstherrn einzugehen oder diese auszuführen bzw. die gesetzlichen Grundlagen zur Leistungserbringung umzusetzen.

 

10. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

 

11. Findet Profiling statt?

Nein. Wir verarbeiten Ihre Daten nur zum Zwecke der Erbringung unserer Dienstleistungen.

 

12. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

a. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder falls die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Für den Fall Ihres Widerspruchs gegen die Datenverarbeitung ist der KVSA nicht mehr in der Lage, die Ihnen zustehenden Leistungen zu erbringen und die geschäftlichen, gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen Ihrem Arbeitgeber/Dienstherrn gegenüber einzuhalten.

b. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

Der KVSA verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Direktwerbung lediglich bei Direktkunden (z. B. in Form eines beigelegten Flyers im Bereich der Freiwilligen Versicherung). Ihre personenbezogenen Daten werden nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet, wenn Sie dieser Verarbeitung widersprechen.

c. Empfänger eines Widerspruchs

Den Widerspruch können Sie, möglichst unter Angabe Ihrer Personalnummer bzw. Versicherungsnummer und des konkreten Produkts bzw. des jeweiligen Geschäftsbereichs, an die verantwortliche Stelle (siehe Punkt 1) oder den betrieblichen Datenschutzbeauftragten (siehe Punkt 1) richten.

Abteilungsspezifische Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise im Bewerbungsverfahren

Datenschutzhinweise für Bewerber/-innen gem. Art. 13 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zur Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren beim Kommunalen Versorgungsverband Sachsen-Anhalt (KVSA)

Der KVSA informiert Sie hiermit über die Erhebung, Speicherung, Nutzung und Verarbeitung Ihrer Daten sowie Ihre diesbezüglichen Rechte im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren.

 

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die nachfolgend beschriebene Datenverarbeitung ist der KVSA, vertreten durch den Geschäftsführer Dr. Werner Bärecke, Carl-Miller-Str. 7, 39112 Magdeburg.

Bei Fragen zum Datenschutz oder in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

  • E-Mail: datenschutz@kvsa-magdeburg.de
  • Tel: 0391 62570-688

 

2. Zweck der Datenverarbeitung

Bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre personenbezogenen Daten elektronisch gespeichert und ausschließlich für den Zweck dieses Verfahrens verarbeitet und genutzt.

 

3. Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Rechtsgrundlage der vorgenannten Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG-neu. Informationen über eine Schwerbehinderung werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen erhoben und verarbeitet. Rechtsgrundlage ist hier Art. 6 Abs. 1b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG-neu, sowie Art. 6 Abs. 1c), Art. 9 Abs. 2b) DSGVO i. V. m. § 164 SGB IX.

 

4. Empfänger

Ihre Daten werden ausschließlich vom KVSA verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben.

 

5. Dauer der Datenspeicherung

Nach einer erfolglosen Bewerbung werden alle Bewerbungsunterlagen grundsätzlich nach 3 Monaten nach Versand der Ablehnung an den Bewerber zurückgegeben, datenschutzgerecht vernichtet bzw. die elektronischen Daten datenschutzgerecht gelöscht.

 

6. Ihre Rechte gemäß Art. 15-21, 77-79

Sie haben gemäß der DSGVO folgende Betroffenenrechte:

Recht auf Auskunft, Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Mitteilungspflicht, Recht auf Datenübertragbarkeit, Widerspruchsrecht

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei der für den KVSA zuständigen Datenschutz-aufsichtsbehörde zu beschweren (Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Postfach 1947, 39009 Magdeburg; bzw. Besucheradresse Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg, https://datenschutz.sachsen-anhalt.de).

 

7. Abschließender Hinweis

Die Bereitstellung Ihrer gemäß Anforderungsprofil der jeweiligen Ausschreibung erforderlichen personenbezogenen Daten ist für eine Einbeziehung Ihrer Bewerbung in das Bewerbungsverfahren und somit für eine mögliche spätere Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zwingend erforderlich. Die Nichtbereitstellung führt daher zum Ausschluss aus dem Bewerbungsverfahren.

Durch Absenden Ihrer Bewerbung stimmen Sie diesen Datenschutzbestimmungen zu.